Concentrarsi al lavoro per essere più efficienti e vincere la procrastinazione

In un mondo del lavoro sempre più frenetico, dove il sovraccarico informativo è in aumento, l’imprevisto all’ordine del giorno e le distrazioni digitali inevitabili, la concentrazione è diventata una competenza molto richiesta, ma allo stesso tempo difficile da trovare. Non è un caso che i professionisti più apprezzati abbiano in comune una caratteristica: sanno focalizzarsi, fino quasi a immergersi, nel compito che devono svolgere.

La concentrazione non è necessariamente innata e non è solo questione di autodisciplina, ma consegue anche da una consolidata strategia di organizzazione personale: la buona notizia è che può essere allenata. Per mantenere a lungo il focus servono infatti una pianificazione efficace e una solida organizzazione che ci permetta di convogliare le nostre energie mentali verso gli obiettivi che ci stanno a cuore.

Come ritrovare la concentrazione?

Dedicarsi al lavoro profondo per raggiungere lo stato ideale di flow

Nel suo libro “Deep Work – Concentrati al massimo” (2016), l’autore americano Cal Newport definisce lavoro profondo tutte quelle attività professionali che richiedono elevata concentrazione e sforzo cognitivo per essere svolte, che generano valore aggiunto e che sono difficilmente replicabili. Secondo Newport, la capacità di lavorare in modo profondo sta diventando sempre più rara e al contempo preziosa nell’attuale mercato di lavoro dove, a fronte di un’attenzione sempre più frammentata, vi è un bisogno crescente di professionisti che abbiano la capacità di focalizzarsi e risolvere in modo creativo problemi complessi. Sostiene inoltre che il nostro cervello possa perdere la sua capacità di concentrarsi se non lo si allena correttamente. Di conseguenza, chi coltiva questa competenza e ne fa il centro della sua professionalità, non solo avrà maggiore successo, ma saprà anche trovare un migliore equilibro tra lavoro e vita privata proprio perché saprà affrontare con la giusta consapevolezza i numerosi “ladri di tempo”. Lavorare in modo profondo significa entrare in uno stato ideale di flow dove si è concentrati al punto da non sentire neanche la fatica, proprio in virtù della soddisfazione che si trae dal lavorare con efficacia verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Ridurre al massimo le distrazioni, specialmente quelle digitali, e pianificare strategicamente le attività a scarso valore aggiunto

Al giorno d’oggi, molte persone hanno sviluppato una vera e propria dipendenza nei confronti delle distrazioni costanti offerte dall’accesso immediato al web che, grazie agli smartphone, è sempre più a portata di mano. L’autore afferma infatti che dovremmo riabituarci ad abbracciare di tanto in tanto la noia, a lasciare vagare la mente senza necessariamente distrarci con l’ultimo reel su Instagram, in quanto questi momenti di riposo della mente sono necessari per poterci dedicare al lavoro focalizzato. Allo stesso modo, consiglia di ridurre al minimo le attività superficiali, ossia non rilevanti per i nostri obiettivi professionali proprio perché prive di valore aggiunto. Tuttavia, dal momento che la maggior parte delle professioni prevedono comunque alcune attività di routine, il consiglio è di occuparsene intervallandole a momenti dedicati al deep work. Essendo il lavoro di concentrazione molto stancante a livello cognitivo, infatti, sarebbe possibile dedicarsi esclusivamente ad esso per tutta la durata della giornata lavorativa.

Non cedere alla pseudo produttività come metro di valutazione delle proprie prestazioni lavorative

Nel lavoro intellettuale mancano definizioni standard di che cosa si intenda con produttività e non vi è un modo semplice e univoco per monitorare l’impatto delle attività sulla capacità di performare di ogni collaboratore. Pertanto, molti lavoratori della conoscenza mettono in campo una soluzione alternativa per gestire e monitorare la produttività personale, ossia considerano l’attività visibile come mezzo principale per stimare l’effettivo impegno produttivo. Nel suo libro “Slow Productivity – L’arte dimenticata di essere efficaci evitando il burnout” (2024), Cal Newport definisce questo concetto pseudo-produttività. In nome della pseudo-produttività, si è creata una cultura del lavoro dominata dal presenzialismo e dall’apparenza più che dai risultati effettivi: molte persone, infatti, si fingono indaffarate quando sanno di essere osservate, o preferiscono dedicarsi al lavoro visibile e caratterizzato da output immediati (ad es. telefonare, rispondere tempestivamente alle mail), anche se non necessariamente di impatto, anziché focalizzarsi su quel lavoro profondo che permette di raggiungere i risultati importanti nel lungo termine.

Diventare consapevoli di come si funziona sul lavoro e applicare qualche strategia di time management su misura delle proprie caratteristiche per ottimizzare il tempo di lavoro

Ragionare con consapevolezza sui nostri livelli di produttività ed energia mentale nel corso della giornata può aiutarci a rivedere la pianificazione dell’agenda così da ottimizzare gli impegni inserendo quelli che richiedono un maggiore sforzo cognitivo nelle ore in cui sappiamo di essere più carichi e motivati. Allo stesso tempo, in un contesto in cui i confini tra spazi e tempi di lavoro si fanno sempre più indefiniti, è altrettanto importante conoscere e applicare in modo automatico alla propria routine alcune semplici tecniche di organizzazione personale che possono aiutarci ad affrontare con maggiore serenità anche le giornate più frenetiche. Il Knowledge Worker, così come definito da Peter Drucker, che fa delle sue capacità intellettive lo strumento di lavoro ha sempre più bisogno di basi solide di gestione del tempo per fare fronte all’imprevisto, ormai all’ordine del giorno, e per applicare sul lavoro la necessaria flessibilità e adattabilità al cambiamento costante.

La concentrazione sul lavoro è una competenza che possiamo sviluppare e affinare con il tempo e l’esperienza, ma anche avvalendoci del supporto di un Professional Organizer che può affiancare le persone nella definizione di una strategia personalizzata, sostenibile nel lungo periodo e replicabile in molteplici contesti. Imparare a riconoscere con consapevolezza le distrazioni, autogestirsi nel tempo dedicato al lavoro e creare un ambiente favorevole alla reale produttività sono elementi imprescindibili per raggiungere i nostri obiettivi professionali. L’idea è di dedicare al lavoro profondo in momenti della giornata in cui i livelli di motivazione ed energia sono più alti, e soprattutto distinguere le attività davvero strategiche per il nostro lavoro, da affrontare in priorità e senza cadere nella trappola della procrastinazione o della produttività di facciata. Imparare a concentrarsi e a (ri)scoprire la soddisfazione di un lavoro ben fatto è un regalo che possiamo fare a noi stessi, a tutto vantaggio di un ritrovato equilibrio tra vita privata e professionale.

Come Professional Organizer, posso aiutarti a impostare un metodo di organizzazione personalizzato, in linea con i tuoi fabbisogni professionali e/o di conciliazione vita/lavoro, e a suggerirti tecniche e buone pratiche per favorire la concentrazione. Ritrovare il focus passa attraverso la definizione di una strategia di organizzazione personale. Contattami per maggiori informazioni: info@vittoriafontanesi.com