Definire confini sani al lavoro: che cosa significa davvero e come fare
Siete sempre disponibili, rispondete alle email nel fine settimana, non riuscite a dire di no anche quando siete oberati di lavoro o vi sentite esausti, vi sentite in colpa se avete bisogno di prendere tempo per voi. Se vi riconoscete in questo copione, allora questo articolo fa per voi.
Confini al lavoro, dalla definizione alla difficoltà di difenderli
Il termine “confine” designa un limite o un margine, si pensi ai confini che delimitano gli stati o le proprietà. Così come esistono confini fisici, ve ne sono anche di astratti che marcano il punto oltre al quale non ci possiamo spingere nel rinunciare a noi stessi per fare spazio agli altri o ad altro.
Per quanto riguarda i confini che le persone pongono in un contesto professionale, poi, vi è un malinteso assai frequente: molti li percepiscono infatti come un segnale di egoismo, pigrizia, o addirittura mancanza di professionalità, quasi come se mettere dei limiti chiari significasse lavorare meno o essere inaffidabili. Definire e difendere i propri confini professionali è un’asserzione di come intendiamo integrare il lavoro all’interno di vite che comprendono tante altre parti, dalla famiglia alla cura di sé, e di che cosa siamo in grado di offrire realisticamente e sul lungo periodo.
Certo, si può anche lavorare senza mettere barriere alla propria disponibilità, ma ciò significa esporsi alla frustrazione, alla stanchezza cronica che può sfociare in esaurimento, e ovviamente cadere vittima di persone senza scrupoli che potrebbero approfittarsene. Disponibilità illimitata, poi, non fa rima con qualità del lavoro, in primo luogo perché un’attività svolta in uno stato di forte stanchezza difficilmente sarà ben fatta, e in secondo luogo perché nel tempo la produttività tende a diminuire fino ad esaurirsi, motivo per cui è necessario fare pause e recuperare le energie, anche grazie al rispetto degli orari di lavoro.
Stabilire confini sani e rispettarli è semplice solo in apparenza. Molte persone, i cosiddetti people pleaser, hanno la tendenza a compiacere gli altri e ad accomodare qualsiasi richiesta venga loro rivolta perché, dal loro punto di vista, dire di no è molto più difficile. Negare la propria disponibilità li fa sentire in colpa, non all’altezza della situazione, e temono le conseguenze negative che potrebbero scaturire da quel “no”. Si tratta di un meccanismo comprensibile, ma non per questo meno pericoloso: più ci si dimostra disponibili, e meno le persone rispetteranno il tempo dei professionisti.
Ecco quindi che il confine diventa una guida per mostrare agli altri, in modo chiaro e diretto, dove finisce la vostra disponibilità e dove inizia il vostro spazio vitale.
Imparare a dire di no (senza sentirsi in colpa)
La difficoltà principale nel mettere dei limiti alla propria disponibilità, specialmente per chi non è abituato, è gestire il disagio interiore e il senso di colpa che scaturiscono nel momento in cui lo si fa. La bella notizia è che il disagio diminuisce a mano a mano che si impara ad asserire i propri confini, e che raramente il “no” dà origine alle temute conseguenze.
Alcune frasi da utilizzare in un contesto professionale potrebbero essere:
"In questo momento non riesco a occuparmi di questo, ma posso valutarlo per…."
"Non sono la persona più indicata per questo. Perché non provi a rivolgerti a…?”
"Ho già degli impegni che non posso spostare in questo momento. Possiamo trovare un’altra soluzione?"
L’elemento comune a queste frasi è che chi le pronuncia non si scusa eccessivamente, non rimanda al personale e non porta avanti giustificazioni o spiegazioni complesse (come direbbero gli inglesi: "Never complain, never explain"). Un no detto con gentilezza e chiarezza è assolutamente legittimo e non ha bisogno di essere difeso.
Se pensate di non essere in grado o che la vostra situazione sia troppo particolare e specifica, ricordate che i confini non si costruiscono dall’oggi al domani. Come accade tutte le volte in cui si genera un cambiamento, ci vuole tempo per accoglierlo (e farlo accettare agli altri). Un aiuto in tal senso può venire dalla gradualità: scegliete una sola area e definite una sola regola. Ad esempio, chiarite a voi stessi, al vostro responsabile e ai vostri colleghi che non risponderete più a comunicazioni professionali fuori dall’orario di lavoro. Partite con un piccolo cambiamento, con un piccolo confine tratteggiato sulla mappa della vostra estesa disponibilità, ma difendetelo con coerenza.
Così come i cambiamenti veri e duraturi avvengono facendo un po’ ogni giorno, con gradualità e costanza, allo stesso modo i confini si costruiscono con piccole azioni coerenti e ripetute nel tempo.
Tre aree in cui attivarsi subito
1) Relazioni professionali con clienti e colleghi
Per evitare malintesi, è importante chiarire fin dall'inizio della collaborazione i ruoli, le aspettative e le disponibilità. Clienti che scrivono alle 23 e si aspettano una risposta immediata, colleghi che passano il lavoro all’ultimo minuto… spesso certi comportamenti non avvengono in malafede, ma per abitudine.
All’inizio di una nuova collaborazione, definire chiaramente modalità di contatto e tempi di risposta.
Se il rapporto “senza confini” è ormai consolidato, non è mai troppo tardi per introdurli con gradualità e coerenza.
A meno che non siate medici del pronto soccorso, non vi è mai un’urgenza reale nel lavoro intellettuale, ma solo un’urgenza percepita. Alleniamoci noi in primis a fare questa distinzione.
2) Comunicazioni digitali fuori orario
Stabilire e comunicare orari di risposta per proteggere il proprio tempo senza danneggiare i rapporti. La disponibilità permanente è uno dei fattori che rompono il già fragile equilibrio tra lavoro e vita privata, e il digitale non ha fatto che peggiorare questa tendenza: d’altronde, basta un telefono a portata di mano per rispondere a messaggi professionali. Il vero problema sta nell’abitudine a rispondere a messaggi fuori orario o nel sentirsi obbligati a farlo da una sorta di dovere morale percepito internamente.
Definire i propri orari di disponibilità e comunicarli chiaramente.
Disattivare le notifiche di lavoro la sera, nel fine settimana, durante le ferie.
Usare le risposte automatiche in modo strategico.
3) Aspettative non esplicitate e lavoro invisibile
Alla base di un confine che funzioni c’è la volontà di rendere visibile il lavoro “sommerso”, ma non per questo meno importante (attività di back office, gestione del carico mentale, etc.).
Mettere per iscritto ciò che è incluso in ogni collaborazione e ciò che non lo è.
Quando si ricevono richieste che vanno oltre quanto concordato, non passatele sotto silenzio.
Fare domande: ogni quesito posto in anticipo risparmia una potenziale conflitto in seguito.
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