Routine mattutina per chi lavora: come costruirla davvero e farla durare
Chi lavora, probabilmente avrà già provato varie volte ad adottare una routine mattutina, e probabilmente avrà lasciato perdere altrettante volte. La maggior parte dei consigli sul tema, infatti, sono pensati per persone che hanno il pieno controllo sul proprio tempo: liberi professionisti, single senza famigliari a carico o figli di cui occuparsi, che spesso lavorano da casa e la cui giornata non è influenzata da variabili come il traffico o il ritardo dei mezzi pubblici.
Questo articolo è pensato per chi ha vincoli reali in termini di orari fissi da rispettare o di responsabilità famigliari di cui farsi carico, ma, nonostante ciò, non vuole rinunciare a costruire una routine mattutina che funzioni e che tenga in considerazione questi vincoli. Non intendiamo quindi appropriarci del modello fatto per qualcun altro, ma lo creeremo passo dopo passo su misura delle nostre esigenze nella vita reale, considerando fattori importanti come orari, priorità degli impegni e livello di energia nel corso della giornata.
1. Mappare la mattina così com'è adesso
Prima di aggiungere, è importante capire cosa c'è già e, a tal proposito, consiglio di iniziare con un esercizio di mappatura:
Elencare tutto quello che fate al mattino da quando squilla la sveglia a quando iniziate a lavorare: preparare il caffè, fare la doccia, cercare le chiavi, accompagnare i figli a scuola, etc.
Accanto a ogni voce dell’elenco, stimare il tempo effettivo medio impiegato per svolgere ognuna di queste azioni.
L’obiettivo di questo esercizio è duplice: da un lato, aiuta a conteggiare quanto tempo (in ore e minuti) avete a disposizione; dall’altro lato, permette di identificare i punti di attrito, ossia tutte quelle piccole cose che vi fanno rallentare e non vengono svolte consapevolmente.
2. Distinguere impegni fissi e variabili
Non tutti gli impegni hanno lo stesso peso: alcuni sono fissi e insindacabili (ad esempio l’orario in cui iniziate a lavorare, il tempo di trasporto per recarsi da casa al lavoro, etc.), altri invece sono flessibili (l’orario di risveglio o l’ordine in cui si compiono certe azioni).
Fare questa distinzione vi permetterà di capire quali sono i margini su cui lavorare per migliorare la routine, agendo proprio su quelle abitudini ormai automatiche e che non avete mai messo in discussione.
Attenzione: nessuno vuole convincervi a svegliarvi alle 5 del mattino, andare a correre nel buio, fare una doccia fredda e meditare per 20 minuti prima di iniziare a lavorare. Questo tipo di routine, apparentemente perfetta e stravista online, è stata costruita per una certa persona, con un certo lavoro, con una certa famiglia (o assenza di famiglia). Non è stata costruita per voi e adottarla acriticamente è come indossare un paio di scarpe bellissime, ma di un numero troppo piccolo: dopo un po’, fanno male ai piedi. Quello che stiamo facendo qui è creare una serie di abitudini che funzionino per voi, in un particolare momento della vostra vita.
3. Ipotizzare realisticamente quanto tempo vi serve (stando larghi)
Uno dei motivi per cui i nostri programmi vanno a monte è che pianifichiamo più impegni di quanto siamo realisticamente in grado di portare a termine. Siamo troppo ottimisti nel valutare il tipo di sforzo effettivo richiesto da una certa attività, tanto che tendiamo a sottostimare il tempo necessario a concluderla, e tendiamo inoltre a non considerare mai il worst case scenario (ovvero la situazione, non auspicabile ma ahimé frequente, in cui tutto va storto). Questo vale per l’agenda, ma anche per le routine.
Il consiglio è quindi quello di calcolare il tempo che vi occorre per portare a termine tutte le vostre attività del mattino, facendo una stima oggettiva e non eccessivamente ottimistica, e poi aggiungere un tempo “cuscinetto” di almeno quindici minuti. Non è tempo perso, bensì un margine di sicurezza che ha il potere di trasformare una corsa contro l’orologio in una mattina forse un po’ stressante, ma gestibile.
4. Partire piano e procedere per gradi
Poniamo il caso che vogliate allenarvi per una mezza maratona ma non abbiate mai corso in vita vostra. Che cosa fate? Iniziate piano piano e aumentate gradualmente la distanza percorsa, in modo da adattare il fisico allo sforzo richiesto dalla corsa. La stessa cosa si applica all’adozione di nuove abitudini, come ad esempio nell’introduzione di uno o più passaggi alla vostra routine mattutina. Non possiamo pensare di ingombrare le nostre mattine, già frenetiche, con tante nuove abitudini tutte assieme: sarebbe frustrante, oltre che controproducente. Meglio aggiungere una cosa sola alla volta e collocarla nel momento più adatto.
Che sia un po’ di movimento fisico per risvegliare il corpo, qualche minuto per pianificare con calma la vostra giornata, o una colazione sana da consumare seduti con la vostra famiglia, iniziate scegliendo una sola di queste cose e immaginate dove potete collocarla nella sequenza di attività che già svolgete quotidianamente (e che non possono essere lasciate indietro).
Anziché rivedere completamente la vostra routine facendola ruotare attorno a tante abitudini nuove da introdurre contemporaneamente, l’idea è quella di inserire un nuovo passaggio all’interno di una routine già consolidata, abituarsi ad esso così che diventi parte integrante delle nostre giornate, e solo dopo valutare se è il caso di aggiungerne un secondo.
5. Ridurre consapevolmente le scelte
Prendere decisioni consuma energia mentale e costa fatica, tanto che gli esperti si riferiscono a questo fenomeno con il nome di decision fatigue (per approfondire, vi rimando al Ted Talk di Barry Schwartz “The paradox of choice”, sempre attuale). Al giorno d’oggi le persone sono chiamate a prendere molto più micro-decisioni che in passato, dall’abito da indossare agli alimenti da cucinare per cena, che pesano sulla nostra mente più di quanto si creda. Già il lavoro intellettuale ci chiede elevati livelli di concentrazione e un carico cognitivo consistente, cerchiamo almeno di alleggerirlo negli altri momenti della giornata, in primis al mattino.
Alcune strategie per ridurre le fatica decisionale, ridurre le scelte mattutine e guadagnare minuti preziosi:
Preparare tutto (o quasi) la sera prima: i vestiti da indossare l’indomani nel bagno, la borsa con tutto l’occorrente per la giornata accanto alla porta, etc.
Annullare le opzioni relative alla colazione nei giorni feriali mangiando sempre le stesse cose e avendo cura di variarle ogni tanto. I pancake e altre prelibatezze possono aspettare il fine settimana.
Al termine della giornata lavorativa, identificare le tre attività prioritarie da svolgere il giorno dopo in modo da partire subito con l’azione e senza indugiare nel raccapezzarsi tra gli impegni.
Evitare di controllare il telefono appena svegli: di tutte le abitudini da sradicare, questa è sicuramente la più dannosa. Nei primi minuti della mattina, infatti, il cervello è ancora in uno stato di relativa calma e aprire subito messaggi e notifiche significa consegnare la vostra attenzione e il vostro tempo a richieste esterne, prima ancora di aver avuto modo di capire come state.
Trasformare la nuova routine in un automatismo scegliendo in quale ordine svolgere le azioni del mattino e tenendo la successione invariata per alcune settimane così che si radichi davvero in noi.
6. Gestire mentalmente i fattori esterni: famiglia, imprevisti, variabili…
Chi ha una famiglia o vive con altre persone (o animali), sa bene che il controllo totale non esiste e che un piano studiato nei minimi dettagli può sfumare per motivi che non dipendono da voi. In tal caso, la routine dovrà essere in grado di adeguarsi all’imprevisto. Come?
Identificare il “minimo comune denominatore” della vostra mattina, ossia un paio di azioni imprescindibili che riuscite a fare anche nelle giornate più caotiche. Che sia un caffè seduti o cinque minuti di stretching, l’importante è che ci sia, sempre.
Essere consapevoli che ci sono azioni su cui abbiamo il controllo, e altre che dipendono da fattori esterni o altre persone. Le prime saranno il cuore della vostra routine, le seconde sono negoziabili nel senso che potete influire su di esse, ma non controllarle completamente.
7. Adattare la routine alle diverse fasi della settimana, del mese o dell’anno
Premesso che il lavoro non è sempre uguale ma ciclico e che ci sono giorni o periodi più intensi di altri, anche la vostra routine non potrà restare sempre la stessa. Proprio come una pianta che si piega al vento senza spezzarsi, la routine dovrà dimostrarsi flessibile per non cedere proprio nei momenti di maggiore pressione, ovvero quando è più che mai necessaria. Il consiglio è quindi immaginare due versioni della stessa:
Una routine standard per le “mattine tipo” e per condizioni nella media, che includa tutto quello che desiderate fare prima di recarvi al lavoro.
Una routine ridotta per le mattine più caotiche o quando sapete di avere meno tempo del solito, che comprenda solo le due o tre cose irrinunciabili per iniziare comunque la giornata in modo consapevole anziché reattivo.
8. Valutare costantemente e adeguare di conseguenza
Per essere davvero efficace e benefica, una routine va portata a termine ogni giorno e senza eccezioni? Non necessariamente, conta piuttosto percepire come vi sentite quando arrivate al lavoro dopo averla vissuta.
Anziché tenere traccia dei giorni in cui siete riusciti a rispettare la routine, meglio chiedersi perché volete adottarla, quali sono le motivazioni profonde per cui avete deciso di introdurre questa abitudine nella vostra vita. Ad esempio: come vi sentite a inizio giornata? La sensazione di essere in ritardo ancora prima di iniziare si è ridotta o è rimasta invariata? Quando arrivate al lavoro, le priorità del giorno sono chiare? Avete recuperato anche solo qualche minuto che sentite tutto vostro?
Se la risposta è affermativa, significa che la routine sta dando frutti positivi, anche se non è perfetta e anche se non riuscite a tenervi fede sempre. La differenza tra chi mantiene un’abitudine nel tempo e chi la abbandona non appena qualcosa va storto è la capacità di riprendere il giorno dopo, senza giudizi né sensi di colpa. Una mattina di corsa o con la versione ridotta della propria routine non annulla lo sforzo compiuto gli altri giorni né la costanza con cui vi applicate. È semplicemente un’eccezione, e l’eccezione conferma la regola.
Vorreste creare una routine mattutina con un supporto su misura?
Le mattine sono tutte diverse, cambiano orari e priorità e quello che funziona per un cliente non va bene per un altro: per questo, gli incontri individuali fanno la differenza per lavorare sul proprio contesto specifico e impostare un percorso davvero su misura. Nelle mie consulenze affianco le persone nel creare sistemi organizzativi che si adattino alle loro vite, non il contrario.
Se volete capire da dove partire con le routine, le mattine o la riorganizzazione delle vostre abitudini, possiamo farlo insieme! Qui troverete i miei contatti per fissare un primo incontro gratuito e senza impegno.
Questo articolo vi è sembrato utile? Condividete le vostre esperienze nei commenti e mandatelo a chi sta cercando di costruire una mattina più sua.