Il metodo “Getting Things Done”

Il metodo GTD (Getting Things Done), elaborato nell’omonimo libro (in italiano "Detto, Fatto!") dall'autore e consulente americano David Allen nei primi anni duemila, è un utile strumento di gestione degli impegni lavorativi e di ottimizzazione della produttività personale, finalizzato a un’organizzazione efficiente delle attività. Un interessante campo di applicazione può essere la gestione della posta elettronica, ad esempio al rientro dalle ferie estive quando è piena di messaggi da leggere.

In apparenza rigido, il metodo GTD aiuta a snellire la lista delle cose da fare e consente di lavorare serenamente ed efficacemente tenendo conto di fattori che influenzano le nostre azioni e ci permettono di valutare in prima persona le attività da svolgere, per agire di conseguenza. Le voci da considerare sono:

• Il contesto in cui gli impegni devono essere svolti

• Il tempo a disposizione

• L'energia a disposizione

• La priorità attribuita a ciascuna attività

Come funziona?

Il GTD ideato da David Allen si compone di cinque fasi, tutte ugualmente importanti. Il flusso funziona solo se i passaggi vengono seguiti nel loro ordine, senza saltane nessuno e dedicandovisi esclusivamente senza distrazioni, almeno in una prima fase fino a quando non si padroneggia bene il metodo. Le cinque fasi sono:

1. Raccogliere

2. Elaborare

3. Organizzare

4. Rivedere

5. Fare

Raccogliere

Tutto ciò che di incompleto è nella mente e tutto ciò che ci arriva da fuori deve essere traslocato all’esterno e raccolto in un unico spazio dove “scaricare” tutto. L’obiettivo è svuotare la mente, in quanto, come sostiene David Allen, “Your mind is for having ideas, not holding them”.

L’Inbox può essere sia fisico che digitale (ad es. “posta in arrivo” della mail). Un’altra regola importante è svuotare regolarmente l’inbox e tenerlo a portata di mano, in modo che sia pronto per raccogliere i nuovi input in arrivo. Ma questo non significa portare a termine subito tutto ciò che c’è dentro o mettersi a processare le mail a una a una.

Elaborare

Analizzare ogni voce dell’inbox e processarla per capire che cosa fare e identificare l’azione successiva. Questa è la parte più difficile perché, vivendo nella cultura dell’azione e dell’immediatezza, siamo più propensi a eseguire che a fermarci a riflettere, e talvolta ne dimentichiamo l’importanza. In questo step siamo chiamati a prendere decisioni e valutare che cosa occuperà il proprio tempo e le proprie energie nel futuro più o meno immediato. L’elaborazione deve infatti essere costante (anche più volte al giorno) ed esclusiva.

Quali sono gli step per un’elaborazione efficiente?

• Sedersi con l’inbox a portata di mano, prendere un foglio/una mail alla volta e chiedersi per ciascuno: Che cos’é? Devo farci qualcosa? Devo compiere un’azione rispetto a questo? Le uniche risposte possibili sono: SI’ o NO.

• Se rispondo NO, ci sono due possibilità:

  1) Cestino: questa cosa non mi serve.

  2) Parcheggio: questa cosa ora non mi serve, ma potrà essermi utile in futuro come informazione, ispirazione, dato interessante.

• Se rispondo SI’ devo chiedermi: Quale progetto o risultato voglio ottenere? Qual è la prossima azione che devo intraprendere in merito? In questo caso ci sono tre possibilità:

  1) Farlo subito: se la mia prossima azione in proposito è rapida, conviene farla subito e chiudere un cerchio (Regola dei due minuti)

  2) Delegare: se l’azione è più lunga di 2 minuti e ritengo che debba occuparsene qualcun altro, posso affidargli o assegnargli l’azione, ma questo significa che io debba continuare a seguirla e che il cerchio rimanga aperto.

  3) Rimandare: se devo intraprendere un’azione perché non posso eseguirla in 2 minuti e devo occuparmene in prima persona, allora la rimando a un altro momento.

Organizzare

Sistemare in modo strutturato quanto emerso dallo step di elaborazione distinguendo in liste le azioni da compiere: ad es. gli impegni nella to do list, i progetti complessi in un archivio da rivedere successivamente, le azioni delegate in un apposito elenco, la spam nel cestino, etc. La fase di organizzazione delle decisioni è quella che interessa di più il Professional Organizer, ma dobbiamo ricordare che arriva dopo altri due importanti step e che - se fatta per prima - perderebbe di significato o diventerebbe solo ordine superficiale. Per sistemare e organizzare si usano vari strumenti:

• Raccoglitori e cartelline di colori e misure diverse per progetti (e relativi materiali) / faldoni.

• Calendario cartaceo o digitale, dove inserire le attività del gruppo “rimandate” con una scadenza ben precisa, l’importante è che il calendario sia uno solo.

• Liste / to do list cartacee o digitali: una per le attività del gruppo “rimandate”, una per tenere traccia delle attività “delegate” e relative scadenze, una lista per le attività e i progetti “parcheggiati”, facendo attenzione ad auto-imporsi e rispettare limiti di spazio.

Rivedere

Passare in rassegna in modo continuativo e regolare tutte le decisioni prese, per avere sempre un quadro della situazione aggiornato e chiaro. La frequenza della revisione varia in funzione delle esigenze personali, ma in genere è bene rivedere il calendario e la to do list più volte al giorno, la lista delle deleghe almeno una volta alla settimana, e la lista dei progetti o parcheggio almeno una o due volte all’anno.

Fare

Solo ora si passa all’azione, dopo avere ragionato attentamente sui propri impegni e prendendo così decisioni consapevoli e motivate. In questo momento svolgeremo infatti solo cose per noi utili, su cui abbiamo preso una decisione e per cui abbiamo una strategia, accorgendoci così che delle tantissime cose in inbox all’inizio del processo, alla fine le cose da fare effettivamente saranno molte meno. L’organizzazione delle attività in apposite liste aiuterà a decidere in che ordine intraprendere le azioni, ragionando sulla loro importanza e urgenza, sul tempo e sull’energia a disposizione e sul contesto in quel particolare momento.

Come Professional Organizer possono aiutarti a impostare un metodo di organizzazione personalizzato, in linea con i tuoi fabbisogni lavorativi e/o di conciliazione tra vita familiare e professionale. Il metodo GTD è uno dei capisaldi dell’organizzazione personale, soprattutto per quanto riguarda la gestione degli impegni nel tempo e il mantenimento di calendari e to do list efficaci.

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