Importante o urgente? Come evitare liste infinite con la Matrice di Eisenhower
Un metodo molto utile per organizzare la propria agenda e assegnare la giusta priorità ad ogni attività è quello della Matrice di Eisenhower. La sua corretta applicazione, infatti, permette di capire con chiarezza dove è opportuno concentrare due delle risorse esauribili a nostra disposizione: il tempo e le energie mentali.
Questo metodo prende il nome da Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti nel periodo compreso tra il 1952 e il 1961, al quale è attribuita la frase:
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Ed è proprio sui concetti di urgenza e importanza che si fonda lo schema della matrice, la quale ci permette di differenziare le attività in quattro quadranti prima di inserirli in agenda o in calendario.
I quattro quadranti che compongono la matrice di Eisenhower sono, in ordine:
Quadrante della crisi / Agisci (attività urgenti e importanti): si tratta di azioni non delegabili, a cui dobbiamo dedicarci in prima persona e che vanno portate a termine nel minor tempo possibile. Questo quadrante deve essere tenuto sotto controllo con frequenza, anche perché la presenza di un flusso continuo attività al suo interno può essere fonte di stress in quanto ci porta a lavorare in una condizione di costante emergenza, con la possibilità di commettere errori. Quando ci si muove nel primo quadrante non si ha il controllo della propria agenda, ma sono gli impegni e le scadenze a dettare la nostra organizzazione. Alcuni esempi: progetti in scadenza o già scaduti, telefonate a clienti, problemi da risolvere in tempi brevi, etc.
Quadrante della qualità / Pianifica (attività importanti ma non urgenti): è lo spazio ideale in quanto contiene le attività che rispecchiano i nostri valori perché sono importanti per noi. Tali attività necessitano di essere programmate in modo strategico affinché possano essere svolte nel tempo e senza fretta, aiutandoci a gestire meglio noi stessi nel tempo. L’obiettivo è quindi portarle a termine prima che diventino urgenti e che ricadano nel primo quadrante, oppure pianificarle riprogrammando a un momento futuro. Alcuni esempi: progetti a medio/lungo termine, formazione, pianificazione strategica, ricerca di nuovi clienti o opportunità di business etc.
Quadrante dell’inganno /Delega (attività urgenti ma non importanti): questo spazio contiene quelle attività a scarso valore aggiunto, spesso di routine, che però possono diventare veri e propri “ladri di tempo”. L’ideale sarebbe delegare a terzi questi compiti o, se ciò non fosse possibile, renderli automatici, svolgerli in gruppo al fine di concludere nel minor tempo possibile. Alcuni esempi: riunioni periodiche senza un preciso ordine del giorno, mansioni che non sono direttamente nostro compito, gestione delle fatture, inserimento dati a CRM, etc.
Quadrante dello spreco / Elimina (attività né urgenti né importanti): si tratta di attività superflue, distrazioni, scuse per procrastinare… a queste dobbiamo imparare rinunciare perché ci distolgono da ciò che è veramente urgente e importante. Chi è focalizzato sulla sua visione sa dire di no a certi impegni, che fanno perdere la concentrazione senza generare valore.
Una volta presa confidenza con il metodo della matrice di Eisenhower diventerà molto più semplice pianificare i nostri impegni in agenda, creare delle liste e, soprattutto, imparare a organizzarsi nel tempo dando priorità a ciò che è davvero cruciale, senza perdere di vista le attività che ci stanno a cuore.
Come consulente dell’organizzazione (Professional Organizer) possono aiutarti a impostare un metodo di organizzazione personalizzato, in linea con i tuoi fabbisogni lavorativi e/o di conciliazione tra vita familiare e professionale. Questo schema si rivelerà essere molto utile per fare il punto sul livello di urgenza e importanza delle attività in agenda.
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