La trappola dell’iperproduttività

Qualche giorno fa, durante una consulenza, mi sono rimaste in mente le parole di una cliente che si era rivolta a me per chiedere supporto nel trovare una migliore conciliazione tra impegni lavorativi e personali. Parlando delle sue abitudini di gestione degli impegni, mi ha detto: “Ogni volta che concludo un’attività e la rimuovo dalla mia to do list, ho la tendenza ad aggiungerne subito un’altra.” Come se quanto aveva previsto di fare in quella giornata non fosse abbastanza. Come se, chiuso un impegno in tempi ragionevoli e con ritmi sostenibili, bisognasse subito riempire quello spazio vuoto, tanto sull’agenda quanto nella mente.

Questo episodio mi ha colpito molto e mi ha fatto riflettere su quanto la frenesia che domina le nostre vite e la tendenza all’ottimizzazione di ogni minuto, propagandata come la soluzione ottimale da tanta letteratura di crescita personale, siano in realtà delle trappole in cui anche le persone più consapevoli rischiano di cadere. La sensazione di stanchezza costante e di sovraccarico informativo è diventata la compagna delle nostre giornate, tanto che, non appena si libera un momento, siamo subito spinti a riempirlo con qualcosa di nuovo. Ma gli spazi vuoti, nella vita come negli ambienti, non sono da temere, anzi. Ci permettono di prendere fiato tra un impegno e l’altro; sono una sacca d’aria vitale e indispensabile anche nelle giornate più intense, da custodire con cura.

Le conseguenze dell’iperproduttività

Ottimizzare le giornate e cercare la produttività estrema ci rende più performanti sul momento e per periodi di tempo relativamente brevi, ma non nel medio termine perché, a lungo andare, subentrano la stanchezza e la demotivazione – soprattutto se non si raggiungono nell’immediato gli obiettivi sperati. Un po’ come succede con le diete lampo: si perdono tanti chili subito, ma appena si torna a un regime alimentare meno restrittivo, gli effetti svaniscono. Per ottenere risultati duraturi è importante non correre troppo. Certo, ci possono essere dei momenti più intensi in cui bisogna rimboccarsi le maniche, ma vanno considerati l’eccezione e non la regola.

In secondo luogo, fare le cose di fretta e senza porvi adeguata attenzione rischia di compromettere la qualità del proprio lavoro. Per fare bene, occorrono tempo e concentrazione: elementi quanto mai rari in una cultura del lavoro dominata dalla fretta e da un costante stato di urgenza. A questo proposito, l’organizzazione personale può aiutarci a comprendere quali siano gli impegni davvero prioritari e, non da ultimo, a lavorare in modo più efficace e focalizzato.

Un’altra conseguenza del muoversi nella vita e nel lavoro in un costante stato di fretta è la perdita di energia fisica e mentale. Questo dipende molto dall’età, dalla propria resistenza e dalle condizioni di partenza, ma stancarsi rapidamente è inevitabile quando si corre troppo veloce. Si ha bisogno di pause più frequenti, si rischia di impantanarsi in una situazione di stallo e si cerca la distrazione facile – che sempre più spesso prende la forma dello scrolling compulsivo. Come se non bastasse, le persone tendono a sovrastimare le proprie capacità di resistenza e, di norma, credono di avere a disposizione molta più energia: è questo il motivo per cui tendiamo a riempire a dismisura le nostre agende o a stimare erroneamente le tempistiche di svolgimento delle varie attività. Meglio essere realisti e imparare a fare i conti con i nostri limiti.

Multitasking: mito o realtà?

Per decenni siamo stati affascinati dalle sirene del multitasking. La cultura del lavoro e una narrazione tanto controproducente quanto insostenibile dell’ottimizzazione del sé ci hanno fatto credere che le persone siano in grado di svolgere allo stesso tempo più attività cognitivamente impegnative, e che questa competenza sia quanto mai necessaria in tutte le professioni impiegatizie. Le conseguenze sono sotto gli occhi di tutti: calo della produttività sul lavoro, dipendenti insoddisfatti e poco coinvolti nella loro organizzazione, livelli elevati di stress e numerosi casi di burnout. Fare più cose contemporaneamente non significa per forza essere più efficaci, rischia anzi di imprigionarci in livelli innaturali di agitazione che non fanno certo rima con qualità del lavoro svolto.

Provate a pensare alle vostre abitudini: concludete di più quando riuscite a lavorare per periodi di tempo mediamente lunghi e in modo indisturbato (o quasi), oppure vi sembra di fare meglio quando vi fermate per rispondere alle numerose notifiche e passate rapidamente da un’attività all’altra? Perché è questo che facciamo quando pensiamo di essere multitasking: saltare da una cosa all’altra, da una mail a un report a una telefonata, senza però concluderne nessuna e lasciando così nella nostra mente numerosi cerchi aperti, che rischiano di sovraccaricarci e affaticarci ancora di più. Il nostro cervello umano, infatti, non è in grado di concentrarsi su più di un’attività intellettualmente stimolante alla volta; e non è un caso che la parola “multitasking” sia stata inizialmente coniata per descrivere una macchina (uno dei primi computer in grado di effettuare più calcoli contemporaneamente).

Il multitasking è un mito dei nostri tempi, una trappola in cui cadiamo volentieri perché, in fondo, ci gratifica pensare di essere così efficaci e performanti, quando in realtà stiamo solo muovendoci tra le cose sfiorandole in superficie, ma senza andare a fondo in nessuna di esse.

Come liberarci dal giogo dell’iperproduttività e lavorare in modo più sostenibile, qualitativo e, in ultima analisi, più efficace? Ad esempio, impegnandoci, per quanto è sotto il nostro controllo, a concludere un’attività prima di cominciarne un’altra; dandoci un limite al numero di schede aperte in contemporanea sui nostri PC; cercando di essere mentalmente presenti nelle cose che facciamo ogni giorno e riportando il pensiero al momento attuale; pianificando dei momenti di decompressione e pause in cui ricaricare per davvero le energie. Per altri suggerimenti, vi rimando alla lettura del libro “L’arte del monotasking” di Thatcher Wine.

Coltiviamo un po’ di spirito critico

Il messaggio con cui vorrei concludere questa breve riflessione è molto semplice: impariamo a guardare con occhio critico la cultura dell’iperproduttività, dell’ottimizzazione del sé, dell’efficientamento estremo di ogni istante delle nostre vite. Non siamo dei falliti se le nostre agende non sono piene all’inverosimile, o se viviamo i nostri fine settimana come un momento per riposare e non fare nulla di produttivo. Non sentiamoci in colpa se non siamo di fretta o se camminiamo piano, mentre attorno a noi le persone ci sorpassano. Va bene così, l’importante è tenere fede agli impegni che ci siamo prefissati, a prescindere dal ritmo o dalle attività con cui decidiamo di riempire il resto della nostra giornata.

Per essere davvero efficaci, non serve correre e dimostrare – agli altri, ma soprattutto a se stessi – di essere perennemente affaccendati. Serve piuttosto costruire un equilibrio che sia sostenibile per noi, per quelli che siamo oggi, e durevole nel tempo. La vita e il lavoro non sono corse di velocità, quanto piuttosto maratone dove arriva in fondo chi procede a un ritmo in linea con le sue forze.

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