Buone pratiche per riunioni efficaci
Il numero di riunioni a cui partecipiamo ogni giorno per motivi di lavoro è notevolmente aumentato dal 2020, anno della pandemia, in poi, e questa tendenza non accenna a decelerare. Quante volte ci siamo sorpresi a constatare: “Questa riunione avrebbe potuto essere una mail!”. La realtà è che esiste una modalità comunicativa più adeguata a ogni situazione che sperimentiamo normalmente nella nostra vita in ufficio, ma non siamo abituati a rifletterci e ricorriamo quasi in automatico alle solite mail e alle altrettanto solite call.
Le riunioni sono un’occasione di scambio perfetta quando si tratta di discutere di argomenti complessi che potrebbero dare adito a una serie di riflessioni e domande perché, idealmente, tutti i partecipanti sono presenti in modalità sincrona e ricettivi all’ascolto, e la riunione stessa dovrebbe essere strutturata in modo tale da facilitare il dibattito. Ma non è sempre così, anzi! Quante volte ci troviamo invischiati in riunioni infinite che durano ben oltre il tempo inizialmente stabilito, o in situazioni in cui uno dei relatori non smette più di parlare ignorando totalmente l’agenda dell’incontro o, peggio ancora, due partecipanti si mettono a discutere di questioni che riguardano solo loro facendo così perdere tempo (e pazienza) a tutti gli altri?
Le riunioni sarebbero immensamente più efficaci se chi le organizza e chi vi partecipa non perdesse mai di vista tre elementi essenziali:
Una buona pianificazione a monte e con congruo anticipo, che consenta la partecipazione agevole di tutti.
Una gestione del tempo efficace e da fare rispettare a relatori e partecipanti.
Qualche stratagemma per accrescere il coinvolgimento e non rischiare cali di attenzione.
Di seguito qualche buona pratica per fare sì che le vostre riunioni non siano più viste come una perdita di tempo, bensì come un momento di scambio efficace e costruttivo.
Avere chiaro l’obiettivo dell’incontro. Prima di partecipare a una riunione a cui si è stati invitati, bisognerebbe prendere l’abitudine di rispondere alle seguenti domande: la mia partecipazione è essenziale? Come posso dare un contributo costruttivo? Che cosa mi aspetto di ottenere alla fine dell’incontro?
Leggere attentamente l’ordine del giorno, così da sapere in anticipo che tipo di contributo ci si aspetta da voi e quanto tempo si ha a disposizione. L’ordine del giorno dovrebbe includere un tempo stimato per ciascun punto e dovrebbe essere sempre inviato contestualmente all’invito.
Sapere chi sono gli altri partecipanti. Questo permette di calibrare il livello di approfondimento dei contenuti da parte dei vari relatori: se è una riunione di team si possono usare tecnicismi e andare a fondo su punti noti a tutti; se è una riunione trasversale a più gruppi meglio attenersi a un livello più generale e strategico, non dare nulla per scontato e lasciare spazio alle domande.
Organizzazione e housekeeping. Nel caso siate gli organizzatori, è importante occuparsi di alcuni aspetti tecnici e logistici prima dell’inizio dell’incontro: ad esempio, assicurarsi che la presentazione si veda bene su dispositivi della sala riunioni, se è online che microfono e webcam funzionino adeguatamente. Sembrano minuzie, ma fanno risparmiare minuti preziosi. Anche i partecipanti sono chiamati a prepararsi per tempo: meglio tenersi liberi i 10 minuti prima della riunione per arrivare pronti al meeting rileggendo la presentazione, e i 10 minuti dopo la riunione per appuntarsi i prossimi appuntamenti e fare una lista degli “action points”, da integrare poi con il verbale.
Essere coinvolti. Fare attenzione anche all’esposizione di argomenti che non ci riguardano direttamente e, se da remoto, non spegnere la webcam e fare altro: oltre che irrispettoso per chi sta parlando, il multitasking è deleterio per la propria produttività e capacità di concentrazione. Piuttosto, se siete stati invitati per sbaglio o per abitudine a una riunione che non vi riguarda direttamente, meglio declinare per tempo l’invito o chiedere all’organizzatore se la vostra partecipazione sia davvero necessaria. Anche fare domande è un ottimo modo per segnalare attenzione e coinvolgimento, oltre a chiarire alcuni dubbi, e chi coordina dovrebbe lasciare all’interno del programma un po’ di spazio al dibattito. Infine, è opportuno che chi anima la riunione utilizzi tutti gli strumenti a disposizione per coinvolgere al massimo la platea (condivisione dello schermo, lavagne interattive, sondaggi in diretta, etc.).
Prendere appunti sugli argomenti principali e sui task a voi assegnati e le relative scadenze. Anche se c’è una persona deputata alla stesura e all’invio del verbale, tutti i partecipanti sono responsabili di capire bene di quali argomenti si è discusso e che cosa ci si aspetta da loro dopo la riunione. Tutti possono appuntarsi i task da eseguire e relative scadenze, nonché la data della riunione successiva, che si potranno poi integrare poi con il verbale – se presente.
Massima attenzione alle tempistiche. Capita spesso che i primi minuti della riunione trascorrano parlando del più e del meno in attesa che arrivino tutti, e che le riunioni si dilunghino ben oltre l’orario di termine previsto. Ecco alcune regole di buon senso per sfruttare al meglio il tempo della riunione e non perdere minuti preziosi: arrivare in orario, meglio se con qualche minuto di anticipo; rispettare i tempi assegnati per la propria esposizione, sapendo che devono includere anche allestimento della presentazione e spazio per le domande; attenersi alle tempistiche stabilite nell’ordine del giorno; verso la fine della riunione ricordare (se ancora non è stato fatto) che entro il termine bisogna stabilire gli action points e i passaggi successivi. A questo proposito, una buona pratica è chiedersi: “chi fa cosa ed entro quando?”
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