Organizzare lo spazio di lavoro domestico

Negli ultimi anni sempre più persone hanno iniziato a lavorare da remoto, principalmente da casa, in particolare a seguito della pandemia del 2020 che ha visto molti professionisti annoverabili nella categoria dei Knowledge Workers (cit. Peter Drucker) invitati ad adottare da un giorno all’altro, per condivisibili motivi di sicurezza, una modalità di lavoro per molti completamente nuova: quella del telelavoro. Ma vi siete mai fermati a riflettere sui grandi cambiamenti che questo implica rispetto allo svolgimento della propria professione in uno spazio adibito, quale ad esempio l’ufficio o un ambiente di coworking? O avete mai pensato a come lo spazio fisico e il contesto circostante impatti sulla nostra efficacia sul lavoro e sulla nostra organizzazione personale?

Lavorare da remoto non è tutto rose e fiori, come la narrazione comune ci racconta, ma rappresenta un cambiamento importante nel modo di affrontare i vari impegni e strutturare le giornate, a partire proprio dallo spazio di lavoro collocato in un contesto abitualmente domestico. In questo articolo esploreremo gli aspetti essenziali di questo processo.

Che cosa serve per lavorare bene da remoto? Infrastrutture e strumenti indispensabili

Per cominciare, vediamo quali sono le infrastrutture, gli strumenti e gli ambienti necessari per lavorare bene da remoto. Affinché il telelavoro sia efficace, è essenziale disporre degli strumenti adeguati che costituiscono una buona base di partenza.

• Connessione internet stabile e veloce: chi lavora da casa deve garantire una connessione web veloce e sicura ed è sua responsabilità assicurarla. Ormai nelle nostre città questo non rappresenta più un problema, ma potrebbe diventarlo per chi lavora di luoghi remoti, non così infrequenti in Italia, come paesi isolati o borghi collinari.

• Dispositivi adeguati: l’azienda normalmente è tenuta a offrire ai collaboratori dispositivi dotati di tutte le caratteristiche per lavorare bene da qualsiasi postazione (ad es. laptop portatile, smartphone, programmi e app preinstallati, e-mail aziendale, videocamera per le call etc.). È cura del collaboratore mantenerli bene e non perderli.

• Attenzione alla sicurezza informatica: l’azienda di solito fornisce linee guida sulle azioni da adottare per lavorare in modo da garantire la sicurezza informatica, proteggere i dati sensibili e prevenire violazioni di sicurezza. Molte azioni sono anche dettate dal buonsenso: ad es. ricordiamoci di non cliccare su link o allegati inseriti in mail sospette in quanto potrebbero costituire tentativi di phishing, cambiamo frequentemente la password, quando è possibile inseriamo l’autenticazione a due fattori, etc.

• Utilizzare adeguatamente le piattaforme di condivisione e collaborazione (Teams, Google Drive, SharePoint, etc.)

• Lavorare in uno spazio (o postazione) adeguato alle proprie esigenze: l’ambiente in cui si lavora da casa dev’essere confortevole, silenzioso e facilitare la produttività. Non tutti hanno la fortuna di avere tanto spazio in casa da creare il proprio ufficio domestico; tuttavia, si può sempre usare una stanza adibita anche ad altro (ad es. il soggiorno) e creare la propria postazione con tutto il materiale che serve a disposizione, una seduta quanto più possibile ergonomica e l’illuminazione adeguata.

• Stabilire una routine di lavoro: pianificare una routine di lavoro su misura delle proprie esigenze professionali e personali è fondamentale quando si lavora da casa, anche per mantenere ben separato il tempo di lavoro da quello dedicato alla propria vita privata. Ecco perché è importante pianificare la giornata in modo chiaro, assicurando la reperibilità negli orari richiesti e prendendosi pause regolari in cui allontanarsi dallo schermo (proprio come la pausa caffè in ufficio).

Routine giornaliera: perché è importante?

Una delle sfide del lavoro da remoto è la necessità di creare confini chiari tra vita professionale e vita privata, per evitare che la prima sconfini indiscriminatamente nella seconda causando stress e frustrazione. Questo rischio è tanto più alto quando si lavora da casa perché non vi è una chiara definizione degli spazi, ossia si lavora negli stessi ambienti in cui si vive la propria quotidianità, e non si è vincolati agli orari codificati dell’ufficio. Ecco perché è importante che il lavoratore si doti di una routine personalizzata in base alle caratteristiche del suo ruolo e del suo modo di lavorare, che lo aiuti a stabilire confini definiti tra vita professionale e personale. Questo principio è valido per tutti: tanto per i lavoratori alle dipendenze quanto per i liberi professionisti.

Anche se si lavora da remoto e ci si può concedere il lusso di fare orari flessibili, l’ideale è comunque non eccedere le ore di lavoro giornaliere previste da contratto, prevedere la reperibilità negli orari previsti, e concedersi pause regolari in cui staccare davvero allontanandosi dagli schermi (scrollare Instagram sullo smartphone non vale). Ad esempio, oltre alla pausa pranzo, per chi lavora a tempo pieno è importante ritagliarsi altre due pause di almeno 10-15 minuti l’una, a metà mattina e a metà pomeriggio. Staccare non è una perdita di tempo, ma un modo utile e gradevole per aumentare la propria efficacia e migliorare la produttività nel lungo termine.

Scrivania, postazione o ufficio portatile

Quando si lavora da remoto, occorre dedicare un’area della casa al proprio ufficio domestico, se non una stanza almeno una postazione che sia ergonomica, ben illuminata, con tutto ciò che serve per lavorare a portata di mano e, se possibile, adibita solo a quello. Per creare un’associazione mentale tra quel determinato spazio e la sua funzione, il consiglio è di lavorare sempre e solo lì ed evitare di portarvi dietro dispositivi di lavoro in altri ambienti della casa (ad es. rispondere alle mail stando a letto o partecipare a una call con webcam spenta mentre si cucina). L’eccezione ci può stare, ma non dovrebbe diventare una regola per evitare che il lavoro prenda il sopravvento su tutto il resto.

Uno spazio ordinato è importante per lavorare in modo produttivo, sereno e focalizzato. Una scrivania o una postazione strutturata in base alle esigenze di chi la occupa stimola infatti la concentrazione e aumenta l’efficacia. Come fare? Ci sono tanti metodi, ma sicuramente il modo più semplice consiste nella disposizione degli strumenti di lavoro in aree concentriche a seconda della vicinanza a noi e della frequenza di utilizzo: l’idea è di avere a portata di mano (o di braccio) tutto ciò che utilizziamo quotidianamente o più volte al giorno, e via via che ci si allontana da noi disporre gli strumenti che usiamo con meno frequenza. Per una figura impiegatizia potremmo proporre la seguente suddivisione:

• Da tenere a portata di mano: computer, tastiera, mouse, telefono, bloc notes e penna…

• Da tenere sulla scrivania a portata di braccio: faldoni, cartelline, materiale di cancelleria di ricambio...

• Da tenere più lontano (occorre alzarsi in piedi): stampante e scanner, materiale di archivio, etc.

Perché l’ambiente di lavoro impatta tanto su di noi come professionisti? Un ambiente di lavoro ordinato migliora l’efficienza e il benessere percepito sul lavoro, permette inoltre di sapere in ogni momento dove si trovano gli strumenti necessari allo svolgimento delle nostre attività incrementando così l’efficacia ed evitando di perdere tempo prezioso a cercare documenti o oggetti dispersi.

Come mantenere l’organizzazione degli spazi nel lungo termine?

• Pulire e riordinare regolarmente la scrivania, ad es. alla fine della giornata lavorativa come parte della routine di chiusura.

• Non riempire troppo lo spazio (piano di lavoro, cassetti, faldoni, archivi… L’idea è di tenerli pieni a tre quarti, non oltre, sicché si possa sempre inserire altro in un secondo momento.

• Rivedere l’organizzazione della scrivania periodicamente: l’obiettivo è valutare se la disposizione è ancora funzionale alle esigenze di lavoro o se è meglio rivedere il metodo al fine di adattarlo al lavoro in continua evoluzione, nonché all’individualità e alle esigenze del professionista.

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